سیستم جامع اداری و مالی

مقدمه

اتوماسیون اداری یا Office Automation عبارت است از: ( تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است: 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می‌شود).
اتوماسیون اداری بطور کلی به دو دسته اساسی تقسیم می‌شود :
• اتوماسیون اداری کارخانه‌ای
• اتوماسیون اداری خدمات
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون اداری به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود :
• اتوماسیون اداری ثابت
• اتوماسیون اداری برنامه پذیر
• اتوماسیون اداری منعطف

تعریف

اتوماسیون اداری ثابت :
از دسته‌ای از ابزارهای خودکار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است. این نوع از اتوماسیون اداری، سخت نیز نامیده می‌شود و در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد «کارایی حداکثر» قرار دارد و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست.نرم افزار اتوماسیون اداری ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی‌تری می باشند.
اتوماسیون اداری برنامه پذیر :
حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره‌ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد. در این نوع از اتوماسیون اداری الگوهای معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده می‌شود.
اتوماسیون اداری منعطف :
حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن.
در یک سیستم اتوماسیون اداری ایده آل منعطف مانند شرکت تاپ تک، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‌یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف، برنامه‌های تولید و ارائه خدمات، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز امکان زمانبدی منعطف‌تر دارند، آن‌ها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند.
اتوماسیون اداری غیر کارآمد مسلماً اتوماسیون اداری ساده فرایندهای غیر کارای فعلی، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود. چنین عملی ناقض اهمیت بالای بکارگیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود. فرایندهای مورد تجدید نظر قرار گرفته، باید سر آغازی برای بازتعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیارهای ارزیابی آن باشند. (information society commission 2033)

الگو برداری

امروزه MIS از مفهوم اولیه خود بسیار فراتر رفته است و کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمده است. اولین پدیده‌ای که ورود این نگرش به موسسه در برخواهد داشت اتوماسیون اداری خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می‌شود. تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری (Office Automation) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بود، بعدها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر استفاده کنندگان دانش تشخیص داده شد. در سالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده‌ها صورت می‌گیرد. موقعیت‌های از راه دور که شامل خانه، اتاق‌های متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می‌شود، اداره مجازی برای شرکتها، مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بردارد. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می‌شوند به طوریکه آن‌ها احساس عدم تعلق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر، و تنش خانوادگی خواهند داشت. که البته شرکتها می‌توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، بکار بردن کنفرانس‌های تلفنی و ملاقات‌های منظم همیشگی حفظ کرده و با این کار مشکلات را کاهش دهند. مشخصات یک اتوماسیون اداری خوب بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می‌برد. افزایش بهره وری می‌باشد. اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پردازها بودند که روشی استاندارد در تولید اسناد چاپی مانند نامه‌ها، یادداشتها و گزارشها بود. نامه الکترونیکی و نامه صوتی، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد. تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویم های ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می‌کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد.
سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارد. کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند. کنفرانس رایانه‌ای مشابه نامه الکترونیکی می‌باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدودتر هستند. فاکس یک دستگاه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می‌کند. ویدئوتکست، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می‌سازد. سیستم‌های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون اداری ادارات می‌باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه‌ای و تخصصی را دارد. یک اتوماسیون اداری خوب می‌تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید.

راهکار اتوماسیون اداری

اهمیت و ضرورت اجتناب‌ناپذیر استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان‌های دولتی و ایجاد بستری مناسب برای دولت الکترونیک، شرکت تاپ تک توسعه را بر آن داشت تا برای ایفای نقش خود در پاسخ‌گویی به نیاز دولت، اتوماسیون اداری خود را به عنوان اولین گام اساسی در این راه، تهیه و به بازار ارائه دهد. با این سیستم شما می‌توانید طرح تکریم ارباب رجوع را اجرا کنید؛ به مکاتبات اداری دسترسی سریع و امن داشته باشید؛ کنترل‌های امنیتی منطبق با ساختار سازمانی و اهمیت اطلاعات را اعمال کنید و از هرجا که هستید به سیستم دسترسی داشته باشید

شرکت تدبیر افزار پشتیبان تک با شعار برترین تکنولوژی همراه با تاپ تک