شرکت تدبیر افزار پشتیبان تک
support@toptec.ir
021-44863498
راهكار یکپارچه خدمات پس از فروش خودرو در صنعت خودروسازی با رويكرد يكپارچه سازي گردش اطلاعات از زير سيستم هاي مهندسی و کیفیت، مدیریت شبکه نمایندگی ها بعنوان زیرسیستم های پایه ای و زیر سیستم مدیریت سرویس های خدمات و کارگاهی، زیر سیستم پذیرش، مدیریت انبار نمایندگی و .. با در اختيار قرار دادن ابزاري توانا بعنوان محور اصلی پشتیبانی مدیریت اطلاعات و تراکنش های روزانه بیش از 15000 رکورد اطلاعاتی ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان مدنظر می باشد . طی سال های گذشته مسائل و پیچیدگی های زیادی متناسب با رشد کسب و کار های حوزه خدمات و افزایش تنوع برندهای خودرویی، لزوم بازمهندسی و اصلاح ساختار سیستم های اطلاعاتی را به منظور پشتیبانی سریع و چابک از استراتژی های جدید سازمانی را ضروری نموده است. در این مستند سعی گردیده است تا با معرفی راه کار یکپارچه خدمات پس از فروش، کلیه فعالیت های این حوزه را شامل گردد
ایجاد زیرساخت نرم افزاری مناسب برای پشتیبانی مناسب از فعالیت های جاری و توسعه ای کسب و کارهای حوزه خدمات پس از فروش، هدف اصلی بوده که این سیستم می بایست اهداف فرعی زیر را تامین نماید:
• پوشش کامل فعالیت های جاری و توسعه ای کسب و کار
• تسهیل در اطلاعات تصمیم ساز در حوزه خدمات
• امکان پشتیبانی همزمان از برندهای مختلف خودرویی
• پشتیبانی فنی و مناسب بومی جهت رفع مشکلات و توسعه امکانات
• امنیت اطلاعاتی در لایه های نرم افزاری
• یکپارچکی کامل در لایه فرایندی و داده ای
سعه سیستم جامع خدمات پس از فروش در صنعت خودروسازی مبتنی بر بررسی و الگو برداری از استانداردها، تجربیات و دانش ایجاد شده طی سالیان مختلف می باشد. بطوریکه استفاده از لایه های فرآیندی استاندارد متناسب با استانداردهای APQC و SAP Best Practice در ساختار سیستم استفاده شده است. همچنین بروز مسائل مختلف براساس روند تجربیات گذشته و دانش حاصلی در حوزه خدمات از تعاملات با مشتری و شبکه، مهمترین بخشهای مزیتی در ساختار راه کار جامع خدمات پس از فروش می باشد.
سیستم جامع خدمات پس از فروش از مجموعه کاملی از فرآیند ها و توابع عملیاتی اطلاعات پایه ای صنعت خودرو شامل، مدیریت خودرو، قطعه، اجرت، شبکه و مشتری را پوشش می دهد. گردش اطلاعات مناسب حول موجودیتهای اصلی فوق نقشه جامع این راه کار را شامل میگردد. مدیریت موثر این اطلاعات در ساختار زیرسیستم های زیر مشخص گردیده است.
زیر سیستم مهندسی و کیفیت کلیه فعالیتهای پایه ای مرتبط با مهندسی اطلاعات خودرو، قعطات، ابزار و تجهیزات و همچنین استانداردسازی نمایندگی و اطمینان از صحت کیفیت ارائه خدمات را فراهم می نماید. زیر سیستم مهندسی و کیفیت مشتمل بر زیر سیستمهای مختلف کارکردهای وسیعی از جمله موارد ذیل را شامل میگردد:
• مهندسی خودرو
• مهندسی قطعات
• اطلاعات عملیات تعمیرات
• مدیریت مستندات
• مدیریت خدمات فنی
• مدیریت ابزار و تجهیزات
اطلاعات پایه مرتبط با خودرو و قطعات در دو وجه اطلاعات پایه ای اصلی و اطلاعات پایه ای مرتبط که شامل اطلاعات ابزار و تجهیزات و کلیه نقشها و تست پلن آنها و مدیریت نسخ آن در اختیار سایر زیر سیستم های سازمان قرار دارد. اطلاعات هشدارهای کیفی و کنترل کیفیت حین فرآیند پذیرش های ارائه خدمت بصورت مستقیم تحلیل و در اختیار خودرو سازان قرار می گیرد. از دیگر امکانات این سیستم، تست قطعات یک روز خط تولید خودروساز می باشد.
زیر سیستم مدیریت شبکه اطلاعات کلیه نمایندگی ها را به همراه اطلاعات ابزار و تجهیزات موجود هر نمایندگی و اطلاعات پرسنل جایگاه ها و فضاهای کاری در اختیار سیستم خدمات پس از فروش قرار می دهد. زیر سیستم مدیریت شبکه مدیریت ایجاد، توسعه و نگهداشت اطلاعات نمایندگی های سرارسر کشور را برعهد دارد. این سیستم فرآیند مدیریت شبکه را از طریق مکانیزم های نرم افزاری موجود پشتیبانی نموده و اطلاعات بروز را در اختیار سایر سیستمهای عملیاتی شرکت قرار می دهد.
با توجه به نیازمندی های صنایع پایین دست خودروسازی در ارائه خدمات گارانتی و وارانتی به خودروهای تولیدی و همچنین ارائه خدمت در ازای خدمات فروخته شده، لزوم توسعه مکانیزم نرمافزاری که حجم وسیعی از درخواست های مشتریان را بصورت آنلاین تسهیل سازی و ارائه نماید ضروری بنظر می رسد. در این میان چگونگی پشتیبانی سیستم از پیچیدگی های قوانین و مفاهیم محصولی بنام خدمت براین ضرورت افزوده است. براي مديريت مناسب بازار و تنوع در خدمات قابل ارائه، كليه خدمات ميبايست به صورت بستههاي مختلف كه مجموعه اي از خدمات متنوع است تعريف شده و قيمتگذاري گردد. يك بسته خدمت از يك يا تلفيقي از چند خدمت تشكيل شده است . بعد از تعريف و فعال شدن هر يك از خدمات چهارگانه توسط شركت هاي سرويس دهنده، واحد متولي فروش خدمت با توجه به بازاريابي انجام شده بسته به نوع خدمت اقدام به تهيه بسته هاي خدمات متشكل از گارانتي، امداد، بيمه، آپشن و ... نموده و جهت ارائه به مشتريان در سيستم مديريت خدمات فعال مي نمايد. اين بسته گارانتي قابل تخصيص به خودروهاي نو و يا خودروهاي دست دوم مطابق با شرايط و ضوابط ميباشد.
زیر سیستم مدیریت خدمات کارگاهی پس از فروش بعنوان ستون اساسی چرخه خدمات پس از فروش در سازمان خدمات پس از فروش خودروسازی می باشد. این سیستم با استفاده از اطلاعات پایه ای ارائه خدمت به خودروهای تحت پوشش خودروسازی را پشتیبانی می نماید. زیر سیستم مدیریت خدمات کارگاهی به همراه زیرسیستم مدیریت خدمات چرخه بازاریابی، فروش و ارائه خدمت در شبکه نمایندگیهای کل کشور را سازماندهی می نماید.
مجموعه امکانات این سیستم شامل موارد زیر می باشد :
- مدیریت سرویس های خدمات و بسته خدمت
• تعریف خدمات و سرویس های قابل ارائه به مشتریان و درصد حق الزحمه ها
• طراحی سرویس کاتالوگ
• مدیریت و کنترل سرویس (کنترل کیلومتری، زمانی ، قطعات مجاز، اجرت مجاز و..)
• مدیریت نرم و مجوزی تایید خدمات
• صدور کارت خدمات
- مدیریت کلیم خدمات
• رهگیری قطعات مصرفی و داغی
• صدور و بررسی کلیم دو طرفه (از نماینده به شرکت و شرکت به تامین کنندگان)
• صدور اسناد موقت و قطعی پرداخت کلیم
- مدیریت انبار نمایندگی
• تعریف انبارها، جانمایی قطعات
• فرآیند رسید کالا
• فرآیند ارسال کالا به تعمیرگاه
• صدور حواله فروش مستقیم
• جابجایی بین انبار
• انبارگردانی
• کاردکس تعدادی انبار
- مدیریت پذیرش تا ترخیص
• تعریف منابع (نیروی انسانی، جایگاه، ابزار و تجهیزات)
• تعیین ظرفیت خدمات
• نوبت دهی اینترنتی و تلفنی
• پیش پذیرش و عیب یابی(نسخه تبلتی)
• پذیرش خودرو (ارتباط با سامانه ارتباط با مشتریان)
• صدور کارت تعمیرات
• مدیریت سالن و تخصیص کار به منابع
• کنترل کیفیت
• ترخیص
- مدیریت صورتحساب مشتری
• صدور پیش فاکتور
• صدور فاکتور
• مدیریت صندوق (ارتباط با پوز)
• تعیین هزینه های شرکتی و مشتری
• تعیین تخفیفات
• محاسبه ارزش افزوده
- مدیریت لجستیگ برگشتی
• صدور تک داغی
• انبار داری داغی
• ارسال و دریافت داغی
• تعیین ارسال برای امحاء، بازیافت و بررسی کلیم
زیر سیستم مدیریت بازرگانی قطعات با هدف تامین قطعات مصرفی در خدمات پس از فروش و همچنین فروش مستقیم قطعات یدکی بین شرکت های خدمات پس از فروش و شبکه نمایندگی ها طراحی شده است. با استفاده از این سیستم می توان با افزایش سرعت در تامین قعات یدکی برنامه ریزی مناسبی را جهت افزایش رضایت مشتریان در تامین خدمات مناسب و نیز افزایش سهم بازار قطعات یدکی داشته باشیم.
زیر سیستم جامع بازرگانی قطعات بصورت یک فرآیند کامل شامل زیر فرآیندهای ارسال دریافت کالا پشتیبان استراتژیهای بازرگانی قطعات در شرکت می باشد.
از جمله امکانات این سیستم می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- مدیریت برنامه ریزی تامین قطعات
• مدیریت اطلاعات تامین کنندگان
• مدیریت اطلاعات کد لجستیکی محصولات
• برنامه ریزی سفارشات
• سفارش گذاری قطعات
• ثبت اطلاعات پیش حمل
• ثبت فاکتورهای تامین کننده
• صدور مجوز ارسال کالا به انبار
• مدیریت استعلامات
• مدیریت مصوبات کمیسیون
• مدیریت قرادادهای تامین کالا
• محاسبه درصد جذب هزینه های سفارش گذاری برای هر قطعه
- مدیریت موجودی کالا و انبار داری
• تعریف انبارها
• تعریف جانمایی و آدرس های انبار
• تعیین آدرس های فعال و رزور قطعات
• رسید موقت
• کنترل کیفیت و رسید نهایی
• صدور و چاپ بارکد
• استقرار قطعات در آدرس
• جابجایی موجودی آدرس قطعات
• صدور حواله خروج
• گزارش جمع اوری و ایجاد مسیر های جمع کردن
• شمارش و نهایی سازی حواله براساس جمع آوری شده ها
• بسته بندی 2 مرحله ای با امکان نظارت
• صدور مجوز خروج براساس پیمانکار حمل
• دریافت تاییدیه خروج حراست
• رسید و حواله متفرقه
• جابجایی با انبار تعمیرگاه مرکزی
• کاردکس ریالی و تعدای
• بهای تمام شده کالا به میانگین موزون
• انبارگردانی
- مدیریت فروش و توزیع قطعات
• مدیریت برنامه ریزی فروش
• تعریف ظرف های فروش
• الوکیت ظرف های فروش فروش
• مدیریت موجودی ظرف ها و تعیین اولویت فروش
• کنترل موجودی و برنامه ریزی سفارشات براساس مدل FOS ,FOI
• برنامه ریزی کانال های فروش
• تعیین روش های پرداخت نقد، چک و اعتبار بصورت منعطف برای هر نماینده در کانال فروش
• تعیین شبکه مجاز استفاده از کانال فروش
• تعریف اعتبار هر نماینده
- تعیین لیست های قیمت و طراحی مدل های مختلف تخفیف براساس :
• گروه بندی شبکه
• تعداد فروش قطعه
• حجم ریالی فروش قطعه
- مدیریت عملیات فروش شامل :
• تعریف و ارسال درخواست قطعات هر نمایندگی
• بررسی و صدور پیش فاکتور هر نماینده
• تایید پرداخت های مالی نمایندگی
• تایید اسناد مالی
• تخصیص و صدور مجوز ارسال
- مدیریت حسابداری فروش قطعات
• صدور حواله نقدی
• ارتباط با بانک و دریافت تاییدیه بانک
• صدور تقسط چک و دریافت اسناد چک
• صدور فاکتور فروش براساس مجوز خروج
• تقسط آنلاین اعتبار
• شارژ اعتبار براساس پرداخت آنلاین